Bạn muốn có một thiết bị có thể thâu tóm cả chồng giấy tờ công văn thành một bộ có chỉ mục trên đĩa mềm 3,5 inch? Một thiết bị điện tử phi thường có thể làm được điều đó: máy quét hình (scanner). Và việc thu gọn các tài liệu giấy tờ này không phải là việc duy nhất nó có thể làm cho bạn.

Bài này sẽ cung cấp cho bạn những điều cần thiết để có thể mua đúng kiểu máy đáp ứng yêu cầu của bạn

Câu hỏi 1: Máy quét hình làm việc như thế nào?

Máy quét hình tương tự như máy sao chụp (Photocopy). Một thiết bị tích điện kép (Charge-Coupled Device -CCD) sẽ thu lấy hình ảnh điện tử trên trang giấy bằng cách biến cường độ sáng phản xạ từ đó lên thành thông tin số. Bạn có thể lưu bằng phương pháp điện tử những thông tin này trên đĩa, dưới dạng một tập tin, rồi đưa nó ra máy in, hoặc dùng nó như ảnh bitmap để chèn vào một chương trình ấn loát văn phòng. Bạn cũng có thể gửi trực tiếp các tài liệu quét vào mọt chương trình fax, hoặc dùng phần mềm nhận dạng ký tự bằng quang học (optical-character-recognition - OCR) chuyển chúng thành văn bản ASCII để có thể đưa vào trình xử lý văn bản yêu thích của mình. Nói chung, cấu tạo của máy quét gồm ba bộ phận chính: Thấu kính nhạy quang, cơ cấu đẩy giấy cho phép bạn có thể tiến hành quét ở một vùng xác định trên trang, và mạch logic điện tử dùng để biến đổi ánh sáng phản xạ thành hình ảnh điện tử.

Máy quét màu cũ dùng cơ chế quét ba lần để ghi lại các sắc màu bằng cách rọi lần lượt lên tài liệu các nguồn sáng đó, lục, và xanh. Các kiểu mới dùng công nghệ quét một lần hiệu quả hơn. Thông tin màu thu được thông qua các bộ lọc đặc biệt trong CCD hoặc nhờ các lăng kính ba màu có thiết kế đặc biệt .

Bộ phận quan trọng thứ ba của máy quét là mạch logic dùng để chuyển đổi các thông tin quét được thành ảnh số. Tuỳ mục đích sử dụng, bạn có thể quét một hình với các độ phân giải khác nhau để truyền fax, để biến đổi văn bản bằng OCR, hoặc để dùng với chương trình chế bản. Các thuật toán cài bên trong máy quét sẽ gọt giũa kết cấu tổng thể của hình ảnh này bằng cách sửa các chi tiết và loại trừ méo dạng do quá trình quét cơ học gây ra. 

Câu hỏi 2: Có những loại máy quét nào?

Máy quét dùng cho PC có ba cấu hình phổ biến: loại cầm tay (hand-held), loại nạp giấy (sheet-fed) và loại phẳng (flatbed). Mỗi loại đều có những ưu điểm và những hạn chế.

Một số loai máy quét cầm tay kiểu mới có thể tái tạo các hình với 15 hoặc 256 mức màu xám và độ phân giải 400 dpi. Máy quét ScanMan Color 2000 của Logitech thậm chí còn ghi được ảnh màu. Tuy nhiên, các kiểu đó vẫn bị hạn chế do phải kết nối ảnh và thao tác thủ công.

Máy quét nạp giấy, còn gọi máy quét cá nhân, là bước kế tiếp. Với thiết bị này bạn đút một tờ giấy vào khe máy, ở đó các con lăn cơ học sẽ tiếp nhận và tự động chuyển nó đi ngang qua bộ phận cảm biến quang của máy quét. Một số Công ty cung cấp các loại máy chiếm rất ít chỗ trên bàn làm việc , gọi là "no footprint". Chẳng hạn như Paperport IX của hãng Visioneer kết hợp máy quét với bàn phím PC. Máy này có thể xử lý tài liệu rộng 8,5 inch dài 30 inch .Storm Primax EasyPhoto Reader còn có kiểu nhỏ đủ để gắn được vào khoang ổ đĩa của máy tính, nhưng không phù hợp với các ảnh chụp hay tài liệu lớn hơn 4x6 ich.

Máy quét cá nhân có tốc độ nhanh hơn các kiểu cầm tay và nói chung cho kết quả tốt hơn. Đây là loại phù hợp đẻ chuyển đổi OCR với số lượng lớn các trang 8,5x11 ich, đặc biệt là khi có khay đầu vào chứa nhiều tờ giống như ở máy photopy. Với giá hơi cao hơn một chút, máy còn được kèm theo phần mềm xử lý tài liệu và biên tập ảnh. Hạn chế của loại máy quét cá nhân này là không tái tạo được các trang từ sách và tạp chí đóng thành quyển. Với loại tài liệu này, bạn cần phải có máy quét phẳng.

Nói chung máy quét phẳng là kiểu linh hoạt và mạnh nhất mà bạn có thể mua. Tuy vậy, nó chiếm chỗ trên mặt bàn nhiều hơn và giá cả đắt hơn, mặc dù khoảng cách giữa giá cả và công nghệ đang được thu hẹp một cách nhanh chóng. Giống như máy photocopy bình thường, khi dùng máy quét này, bạn áp mặt các trang rời, tạp chí... xúông một mặt thuỷ tinh hữu cơ trong suốt. Khi đóng nắp máy, các cảm biến quang sẽ tự động quét ngang tài liệu. Vì máy quét phẳng được thiết kế cho các ứng dụng cao cấp, nên đa số có độ màu và độ phân giải tốt hơn.

Máy quét phẳng nói chung có độ tin cậy về mặt cơ học cao hơn loại cầm tay hay loại nạp giấy, đơn giản vì chúng ít cần đến tác động của người dùng. Với loại máy này, không còn phải lo ngại là tay bạn có thể đưa lệch, hay giấy bị kẹt giữa các con lăn do nhăn hoặc bẩn. Ngoài ra , do tài liệu gốc đứng yên trong khi bộ phận cảm quang dịch chuyển lên xuống để quét, nên không bị ảnh hưởng của loại giấy đưa vào dù là loại mỏng hay láng.

3. Phải làm gì khi lắp đặt các loại máy quét?

Máy quét cầm tay và nạp giấy dễ lắp đặt nhất, vì thông thường bạn chỉ cần cầm thẳng vào cổng nối tiếp hoặc song song ở mặt sau máy tính của mình và sử dụng được ngay. Một số máy quét nạp giấy cho phép gắn máy in vào cùng cổng đó qua một đầu nối liên thông gắn trên máy quét. Nhờ đó , bạn vẫn tiếp tục in mà không phải rút máy quét ra.

Máy quét phẳng được thiết kế để có độ phân giải cao hơn và màu dày hơn, nên sẽ làm việc quá chậm nếu dùng cổng nối tiếp/song song. Vì vậy, hầu hết nối với card giao diện SCSI, hoặc card đặc biệt ứng với một máy quét cụ thể. Thông thường, bạn có thể nối tuần tự một số thiết bị SCSI (gọi là daisychaining - nối chuỗi cánh hoa) rồi sau đó nối với card SCSI qua đầu nối liên thông trên máy quét.

Nếu bạn có card SCSI và các thiết bị SCSI, như ổ CD-ROM hoặc đĩa cứng , đã lắp đặt trên máy tính, thì bạn chỉ cần gắn máy quét vào chuỗi máy đó. phải bảo đảm là đã có đúng loại dây cáp và đầu cắm nếu định dùng card SCSI có sẵn. Các cửa hàng máy tính và điện tử thường có bán sẵn các bộ chuyển đổi SCSI và dây cáp nối giao diện SCSI các kiểu: SCSI lắp trong 50 chân, SCSI - 2 lắp ngoài 50 chân, Centronix SCSI và Wide SCSI -3.
Nếu bạn đã cài đặt phần cứng và phần mềm cho các thiết bị SCSI khác thì bạn chỉ cần cắm máy quét vào và cài đặt phần mềm của riêng nó. Còn nếu máy quét là thiết bị SCSI đầu tiên thì bạn phải làm việc nhiều hơn một chút; bạn sẽ phải cài đặt card SCSI bên trong máy tính và cho Win 3.x hoặc Win 95 nhận diện nó. Nói chung công việc này không có gì khó khăn.

Nếu card là loại cũ, không phải chuẩn PCI, bạn sẽ phải bảo đảm hệ thống máy của bạn có sẵn interrupt và địa chỉ cổng thích hợp, giống như cài đặt một card âm thanh. Card PCI SCSI thường lập cấu hình một cách tự động. 

Trong Win 95, khả năng Cắm và Chạy (Plug-and-Play) của hệ điều hành sẽ tự động phát hiện sự có mặt của thiết bị SCSI mới và nhắc bạn đút đĩa chứa phần mềm của máy quét vào. Với Win3.x có thể bạn phải cài đặt bằng tay phần mềm của máy quét - gọi là driver (bộ điều khiển ) vào thư mục \WINDOWS\SYSTEM và nạp nó vào trong tập tin CONFIG.SYS. Tuy nhiên, việc cài đặt của Win 95 có thể thay đổi một cách đáng kể trong năm sau .

Câu hỏi 4: Phần mềm máy quét như thế nào?

Phần mềm tốt thực sự là thành phần quan trọng nhất gắn với máy quét. Trước đây, phần mềm quét bắt người dùng phải đưa vào hàng loạt thông số kỹ thuật mới thu được kết quả thoả đáng. Các tham số cho độ phân giải (số lượng chấm trên mỗi inch), độ sáng, độ tương phản, các hiệu chỉnh gamma... được ẩn giấu trong hàng loạt trình đơn rối rắm. Ngày nay, một trình quét loạt tốt sẽ làm hầu hết mọi việc cho bạn. Giao diện có thể tự động phát hiện tài liệu mà bạn đưa vào là màu, theo thang độ xám, hay đen trắng. Bạn chỉ phải đưa vào những chỉ dẫn tối thiểu: đang quét ảnh cho chế bản, tạo ra một bản fax, hay thực hiện chuyển đổi OCR? 

Phần mềm này sẽ điều khiển máy quét và truyền hình ảnh thu được vào trình ứng dụng thích hợp trên màn hình Windows của bạn. Một số phần mềm quét hiện nay còn bao gồm cả bộ biên tập hình ảnh như Adobe Photoshop Limited Edition, Corel PhotoPaint, hoặc Micrografx, Picture Publisher. Một phần mềm quét tốt còn bao gồm cả các phiên bản có giới hạn của phần mềm OCR chuyên nghiệp, như Caere Omnipage hoặc Xerox Texbridge. Nếu bạn có ý định dùng máy quét để lưu các tài liệu giấy vào đĩa thì hãy tìm bộ quản lý tài liệu như những loại được trình bày trong câu hỏi 10. Một số bộ quản lý tài liệu có chứa cả phần mềm OCR.

Nhiều máy quét hiện nay có một tính năng khá hữu ích gọi là hỗ trợ TWAIN. Đây là một chuẩn giao diện cho phép bạn quét trực tiếp từ (hoặc vào) các trình ứng dụng phổ biến của PC như PageMaker, Photoshop, PhotoPaint, Microsoft Imaging for Win95. Nếu bạn muốn có sự linh hoạt bổ sung này thì hãy xem máy quét định mua có kèm bộ điều khiển TWAIN không. Trước khi mua máy quét bạn cũng nên kiểm tra phần mềm đi kèm để biết giao diện có tính trực giác và có các tính năng mà bạn cần hay không. Hãy lưu ý về bảo hành, các hỗ trợ kỹ thuật miễn phí, và khả năng nâng cấp bộ điều khiển.

Câu hỏi 5: Máy quét lưu hình ảnh dưới dạng nào và chiếm bao nhiêu không gian đĩa?

Một phần mềm quét loại tốt cho phép bạn xuất hình ảnh dưới mọi dạng đồ hoạ PC phổ biến: TIF, BMP, PCX, GIF và JPG. Trình quản lý tài liệu cũng cho phép bạn lưu các thư viện hình ảnh theo dạng đặc biệt riêng của nó. Tất cả các dạng này, trừ GIF, đều hỗ trợ các hình ảnh đến 16 triệu màu; các ảnh GIF hạn chế chỉ 256 màu.

Khoảng không gian đĩa cứng cần để lưu một ảnh phụ thuộc vào độ phân giải, kích thước, và độ dày màu khi quét, và dạng mà bạn chọn. Một số dạng hình ảnh bao gồm TIF, GIF và JPG có khả năng nén (tuỳ chọn) nên có thể giả nhỏ kích thước của các tập tin bitmap. Bảng "Tập tin ảnh quét" sẽ cho biết kích thước của các tập tin tiêu biểu cho một ảnh màu 3x5 inch quét ở các độ phân giải và độ dày màu khác nhau, cũng như các trang nhiều mức xám được quét với diện tích 8,5x9,7 inch.

Câu hỏi 6: Muốn quét ảnh chụp có màu, cần quan tâm đế các tính năng nào?

Để quét được các bức ảnh màu, bạn phải chú ý xem xét chất lượng của các cảm biến CCD trong thiết bị quét, cũng như độ phân giải và độ dày màu mà kiểu máy quét đó có thể thoả mãn.

Cách duy nhất để đo chất lượng CCD của máy quét một cách thực sự là thực hiện quét cùng một bức ảnh với các kiểu máy khác nhau rồi so sánh kết quả trên cùng một thiết bị ra (cùng máy in hoặc cùng tổ hợp màn hình card video).

Độ phân giải mà máy quét hỗ trợ có thể cho một đánh giá bổ sung để xem nó có phù hợp với nhiệm vụ đã cho hay không. Độ phân giải phản ánh khả năng phát hiện và hiển thị chính xác các chi tiết nhỏ nhất của máy quét. Hầu hết các máy in laser đều tạo ra bản in có độ phân giải 300 dpi, và nếu bạn muốn tạo ra một bức ảnh có cùng độ phân giải đó thì cũng phải thực hiện quét với 300 dpi. Nếu bạn quét một ảnh chỉ để hiển thị trên màn hình hoặc trên trang Web thì 75 dpi là đủ. Các bức ảnh dùng cho việc xuất bản mang tính thương mại phải có độ phân giải 600 đến 1200 dpi.

Hầu hết các máy quét có khả năng quét ảnh màu thì đồng thời cũng có khả năng ghi hình ảnh với 300 dpi theo chiều ngang. Một số được quảng cáo có khả năng quét dọc 600 dpi, nhưng độ phân giải dọc không quan trọng lắm trừ khi bạn cần thay đổi tỉ lệ hoặc xử lý ảnh đó sau này. Khi cần định lại kích cỡ hoặc thay đổi hình ảnh thì độ phân giải dọc lớn sẽ tránh được méo dạng.

Bạn phải cẩn thận khi xem xét độ phân giải danh định của máy quét tính theo dpi. Nên nhớ, đối với một số máy quét, người ta đưa ra hai khả năng dpi. Trị số dpi thứ hai lớn hơn và có được do phép nội suy toán học, không phản ánh khả năng vật lý thực khi máy quét phát hiện ánh sáng và tạo ảnh điện tử.

Kết quả quét nội suy với giá trị dpi cao tỏ ra tốt hơn kết quả quét "thô" với giá trị dpi nhỏ. Tuy nhiên, quét thô ở độ phân giải cao bằng lăng kính tốt thường cho kết quả tốt hơn quét nội suy.

Yếu tố thứ hai cần quan tâm khi quét ảnh màu là độ dày màu. Độ dày màu được đo bằng số lượng sắc màu có thể gán cho một pixel. Màu 1 bit chỉ gồm có 2 mũ 1 bằng 2 màu: đen và trắng. Màu 8 bit biểu thị 2 mũ 8 hay 256 màu. Để ảnh điện tử thể hiện được gam màu tự nhiên khi nhìn ảnh chụp cần có độ dày màu 24 bit hay 16 triệu màu.

Có một số quảng cáo khoa trương rằng máy của họ có màu bên trong 30 bit và màu thể hiện ngoài 24 bit. Điều này có nghĩa là việc quét thô hình ảnh trước khi đến màn hình có thể chứa thêm một số mức màu để hiệu chỉnh sai sót. Các mức thêm đó không xuất hiện trên màn hình hoặc bản in, nhưng chúng cho gam màu rộng hơn, từ đó phần mềm chuyển đổi sẽ được chọn đúng sơ đồ màu. Máy quét 30 bit hỗ trợ cho sự truyền tông màu, bằng cách bảo tồn các chi tiết rất tối của ảnh trong các vùng mờ của bức ảnh.

Khi định quét ảnh màu, chắc chắn bạn muốn dùng một chương trình biên tập ảnh mạnh như Adobe Photoshop hoặc Corel PhotoPaint để điều chỉnh sắc màu, độ bão hoà, độ sáng và độ tương phản. Máy quét cũng sẽ phải có một số hỗ trợ để làm phù hợp màu - hiệu chỉnh các tông màu mà máy in của bạn in ra.

Một số máy quét cá nhân hỗ trợ màu nhưng nói chung chúng không tinh vi như máy quét phẳng. ở thời điểm viết bài này, Visioneer đã có kế hoạch đưa ra máy Paperport IX màu).

7. Kiểu máy PC có ảnh hưởng gì đến máy quét định mua hay không?

Hiệu suất hoạt động của các phương thức kết nối nối tiếp, song song, và SCSI phụ thuộc vào tốc độ CPU và dung lượng bộ nhớ máy tính. Những gì hoạt động tốt trên một máy Pentium 133 MHz với 32MB RAM có thể sẽ khá chậm trên máy 486 DX2/66 với 8MB RAM.

Một cách chắc chắn nhất để kiểm tra xem giao tiếp máy quét có đáp ứng được yêu cầu của bạn hay không là chọn một tài liệu hoặc bức ảnh vào đo thời gian cần thiết để máy quét chạy và hiển thị ảnh đó trên màn hình.

Câu hỏi 8: Nếu muốn dùng máy quét chủ yếu cho COR thì phải chú ý đến những chức năng nào.

Để quét một tài liệu và chuyển nó thành văn bản có thể biên tập được, bạn không cần đến một máy quét màu, nhưng cần phải cân nhắc kỹ về độ phân giải.

Độ phân giải càng cao, thì phần mềm OCR càng dễ dàng chuyển đổi chính xác kết quả quét thành văn bản. Một số người cho rằng 200 dpi (chất lượng fax đẹp) là đủ, nhưng chắc chắn bạn sẽ thấy rằng phần mềm OCR ít mắc lỗi chuyển đổi hơn khi độ phân giải từ 300 dpi trở lên. Khả năng 256 mức xám có thể là cần thiết khi giấy bị nhàu hoặc chữ có màu không đều.

Phần mềm OCR hoạt động bằng cách quét các cụm pixel trên trang và thực hiện các kết hợp thông qua bảng tra ký tự chữ -số và các từ trong tự điển. Một chương trình OCR hoàn chỉnh sẽ bao gồm cả tính năng tự động kiểm lỗi chính tả đối với văn bản được chuyển đổi hoặc tính năng tương tác cho phép bạn hiệu chỉnh các kết hợp do tra bảng. Phần mềm này cũng sẽ báo cho bạn khi nó không nhận dạng được một nhóm pixel nào đó, bạn có thể gán bằng tay một chữ hoặc một tổ hợp chữ vào đó.

Một chương trình OCR tốt sẽ có khả năng chuyển đổi các ảnh bitmap thành văn bản với độ chính xác tối thiểu là 98%. Độ chính xác này tuy khá tốt nhưng chưa đủ. Nếu 97% của 1000 ký tự trên trang được chuyển đổi tốt thì vẫn còn phải sửa đến 50 lỗi!

Phần mềm OCR tốt còn phải có khả năng phân biệt kích thước phông chữ, cũng như văn bản đậm và nghiêng, để giữ nguyên các đặc điểm đó khi đưa vào trình xử lý văn bản thông thường ( Microsoft Word, WordPerfect...).

Câu hỏi 9: Máy quét cỡ nào là tốt nhất cho phần mềm OCR?

Đa số các chương trình OCR đều có thể chuyển đổi từ các dạng ảnh bitmap chuẩn sang dạng ASCII một cách trực tiếp, nhưng kết quả chuyển đổi OCR với máy quét cầm tay thừơng không đáp ứng yêu cầu. Khi ghép các phần của một trang nào với nhau bằng máy quét cầm tay, rất có thể tạo ra khoảng cách khác nhau giữa các từ. Điều này có thể làm cho chương trình OCR nhầm lẫn.

Nếu cần quét các trang từ một quyển sách, bạn phải dùng máy quét phẳng thay vì máy quét cá nhân, tất nhiên trừ trường hợp bạn đã dùng một máy photocoy phẳng. Nếu định quét một số lượng lớn trang rời, bạn nên dùng kiểu máy có khay vào chứa được nhiều tờ để nó lần lượt nạp vào máy (với máy quét cá nhân) hoặc một bộ nạp tài liệu tự động (với máy quét phẳng).

Câu hỏi 10: Cần phải có những gì để lưu trữ, nhân bản, hoặc fax đi các tài liệu đã quét được?

Bạn sẽ cần phải có trình quản lý tài liệu để cung cấp một hệ thống lưu trữ cho các ảnh quét của bạn. Nói chung, phần mềm như vậy sẽ cho một cây thư mục có phân cấp mà bạn có thể kéo và thả các tập tin vào đó. Một trình quản lý tài liệu tốt còn cho phép bạn xác định các ảnh quét thông qua biểu tượng hình thu nhỏ và tóm tắt gắn với mỗi tập tin.

Mới đây, Visioneer paperport giới thiệu một phần mềm quản lý tài liệu tiên tiến. Phần mềm này còn có khả năng tiếp nhận trực tiếp các ảnh từ nhiều loại máy quét; giao diện trực giác của nó cho phép kéo hình thu nhỏ và thả lên các biểu tượng sẽ fax đi tài liệu quét, thực hiện chuyển đổi OCR, gửi hình ảnh đến máy in hoặc đến một trình ứng dụng biên tập ảnh, cho phép bạn thêm vào các chú thích hoặc lưu trữ ảnh trong một thư mục.
Paperport đi kèm theo các máy quét cá nhân của Visioneer, và một phiên bản của chương trình này được bán kèm với hầu hết các máy quét của Hewlett-Packard. Vào thời điểm viết bài này, Visioneer vừa phát hành phiên bản có tên Paperport Deluxe có nhiều tính năng hơn, và bạn có thể dùng nó với mọi máy quét hỗ trợ TWAIN. Paperporrt Deluxe dùng phần mềm OCR để tự động dịch các tài liệu quét được, đồng thời gắn chỉ số cho chúng để dễ khi cần. Hệ thống lưu trữ của nó có thể hỗ trợ đến 10.000 thư mục (folder) lồng vào nhau, và bạn có thể tự động lưu các ảnh quét thành dạng nén. Paperport Duluxe có khả năng đặc biệt để quét thành các danh thiếp và còn có Visioneer FormTyper dùng để chuyển mẫu in sẵn thành các tài liệu OCR để bạn có thể điền vào các chỗ trống, ký tên vào bản mẫu đã điền, và gửi trở lại bằng fax.

Các chương trình quản lý tài liệu kèm theo các máy quét thông dụng gồm có Document Papermaster, Page Wizard của Microtek, và ScanWizard cũng của Microtek.